Hướng dẫn Hỏi đáp Quy định

Quy chế làm việc của Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch

 

TỔNG CỤC DU LỊCH    
VIỆN NCPT DU LỊCH
                           CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
                                          Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

                                    
 
                                                                                               QUY CHẾ LÀM VIỆC
CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN DU LỊCH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41 /QĐ-VDL
ngày 01 tháng 10 năm 2010)
 
CHƯƠNG I
QUI ĐỊNH CHUNG
 
 Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ phối hợp, trình tự giải quyết công việc áp dụng đối với toàn thể cán bộ, viên chức và người lao động của Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc

1. Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ quy định của pháp luật đối với đơn vị sự nghiệp khoa học công lập trực thuộc Tổng cục Du lịch, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch.

2. Tổ chức hoạt động tuân thủ nguyên tắc kế hoạch, theo đúng trình tự, thủ tục, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và phát huy trình độ, năng lực và sở trường của cá nhân.

3. Bảo đảm quản lý điều hành thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, minh bạch và hiệu quả; đề cao tính phối hợp trong mọi hoạt động.

                              

 
                                              CHƯƠNG II –  CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM VÀ QUAN HỆ PHỐI HỢP CÔNG TÁC

Điều 3. Chế độ trách nhiệm

1. Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của Viện trưởng, các Phó Viện trưởng, Trưởng, Phó các đơn vị thực hiện theo quy định của pháp luật, phân cấp của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Tổng cục Du lịch và cụ thể hóa tại Quy chế Tổ chức và hoạt động của Viện về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm của từng chức danh:

a) Viện trưởng thực hiện sự chỉ đạo, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng, Bộ trưởng;
b) Phó Viện trưởng thực hiện theo sự phân công, chỉ đạo, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Tổng cục trưởng và Bộ trưởng (trong trường hợp chỉ đạo trực tiếp);
c) Trưởng đơn vị thực hiện sự phân công theo chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch cộng tác, sự chỉ đạo, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Phó Viện trưởng phụ trách và Viện trưởng;

d) Cấp phó các đơn vị thực hiện sự phân công, chỉ đạo, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị, Phó Viện trưởng phụ trách và Viện trưởng (trong trường hợp chỉ đạo trực tiếp).

2. Viên chức và người lao động có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị do Trưởng đơn vị phân công và chỉ đạo của Lãnh đạo Viện (trong trường hợp trực tiếp chỉ đạo); thực hiện các quyền và nghĩa vụ của viên chức và người lao động theo quy định của pháp luật và hợp đồng lao động.

 
Điều 4. Phân công nhiệm vụ
1. Viện trưởng phân công nhiệm vụ bằng văn bản cho Phó Viện trưởng phụ trách quản lý, điều hành một số lĩnh vực, một số đơn vị; hoặc chỉ đạo công việc cụ thể theo phiếu giao việc, bút phê tại văn bản; kết luận giao ban và các cuộc họp chỉ đạo trực tiếp.
2. Viện trưởng phân công cho Trưởng đơn vị thông qua việc ban hành chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phê duyệt kế hoạch công tác của đơn vị, kết luận giao ban, kết luận các cuộc họp hoặc chỉ đạo trực tiếp thông qua phiếu giao việc, bút phê tại văn bản.
3. Viện trưởng giao việc cho cá nhân chủ trì nhiệm vụ thông qua quyết định giao việc, quyết định ủy quyền; hoặc chỉ đạo trực tiếp (trong trường hợp cụ thể) thông qua phiếu giao việc; bút phê tại văn bản; phê duyệt kế hoạch triển khai chi tiết; kết luận giao ban.
4. Viện trưởng giao nhiệm vụ cho Hội đồng khoa học công nghệ, Ban chuyên môn và các Hội đồng tư vấn khác theo quyết định.

5. Phó Viện trưởng phân công, chỉ đạo đối với trưởng, phó đơn vị, cá nhân chủ trì, tham gia thông qua kế hoạch triển khai chi tiết, phiếu giao việc, bút phê tại văn bản, ý kiến tại giao ban chuyên môn.

6. Trưởng đơn vị phân công nhiệm vụ phụ trách từng mảng lĩnh vực cụ thể cho cấp phó; thực hiện phân công trong đơn vị thông qua mô tả công việc của từng vị trí, kế hoạch công tác, họp, thảo luận trong đơn vị cụ thể hóa chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.

Điều 5. Thực hiện phối hợp công tác
1. Phối hợp trong Lãnh đạo Viện
1.1. Lãnh đạo Viện thường xuyên thông tin, trao đổi thống nhất trong quản lý, điều hành. Đối với những việc cần thảo luận tập thể, Viện trưởng lấy ý kiến thống nhất trong Lãnh đạo Viện trước khi quyết định và chịu trách nhiệm cuối cùng, các Phó Viện trưởng tuân thủ thực hiện.
Những việc cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Viện gồm:
– Kế hoạch công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, 1 năm và kế hoạch dài hạn; các chương trình công tác; các công việc trọng tõm do Bộ và Tổng cục giao; báo cáo tổng kết năm của Viện.
– Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, chính sách chế độ, khen thưởng, kỷ luật theo quy định.
– Những công việc có tính chất phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực, đơn vị, cá nhân.
Trong trường hợp không có điều kiện thảo luận, hội ý tập thể, đơn vị chủ trì phối hợp với Phòng Tổ chức Hành chính xin ý kiến từng Phó Viện trưởng để tổng hợp trình Viện trưởng quyết định.

1.2. Khi vắng mặt, Viện trưởng ủy quyền bằng văn bản cho 01 Phó Viện trưởng quản lý, điều hành Viện và báo cáo với Tổng cục Du lịch; Phó Viện trưởng được uỷ quyền được thay mặt Viện trưởng giải quyết công việc, chịu trách nhiệm và báo cáo Viện trưởng về tình hình và kết quả công việc được giao.

1.3. Khi Phó Viện trưởng vắng mặt, Viện trưởng có thể giao 01 Phó Viện trưởng khác giải quyết; các Phó Viện trưởng thực hiện bàn giao và báo cáo Viện trưởng.
2. Phối hợp giữa Lãnh đạo Viện với Trưởng các đơn vị, hoặc cá nhân
– Lãnh đạo Viện phụ trách trực tiếp chỉ đạo đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị đó.
– Trưởng đơn vị báo cáo lên Lãnh đạo Viện phụ trách về kết quả thực hiện nhiệm vụ kiến nghị khi giải quyết các công việc liên quan; báo cáo Viện trưởng trong trường hợp cần thiết sau khi có ý kiến của Phó Viện trưởng phụ trách.
– Lãnh đạo Viện xem xét giải quyết công việc trên cơ sở tờ trình, báo cáo của trưởng đơn vị. Khi cần thiết Lãnh đạo Viện trực tiếp làm việc với cá nhân chủ trì.
– Cá nhân nhận nhiệm vụ từ Lãnh đạo Viện phải báo cáo trưởng đơn vị biết để quản lý công việc.
3. Phối hợp giữa các Trưởng đơn vị
– Trưởng đơn vị có trách nhiệm phối hợp với nhau theo kế hoạch công tác được phân công; tôn trọng kế hoạch công tác của đơn vị liên quan; trao đổi trên tinh thần hợp tác và thấu hiểu lẫn nhau.

– Trưởng đơn vị chủ trì trao đổi và thống nhất với trưởng đơn vị phối hợp để thống nhất triển khai thực hiện. Khi có ý kiến khác nhau, trưởng đơn vị chủ trì báo cáo Lãnh đạo Viện phụ trách xin ý kiến chỉ đạo.
4. Phối hợp giữa các cá nhân
– Viên chức và người lao động chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao, phối hợp với các đơn vị, cá nhân có liên quan để xây dựng nền nếp, tác phong phối hợp làm việc theo tổ, nhóm.

– Việc phối hợp giữa cá nhân, chủ trì của đơn vị này với cá nhân thuộc đơn vị khác đều phải báo cáo và được sự đồng thuận của trưởng đơn vị đó.

– Khi có vướng mắc, cá nhân chủ trì sớm báo cáo với trưởng đơn vị để phối hợp giải quyết.

5. Phối hợp giữa Lãnh đạo Viện với Chi uỷ, các tổ chức chính trị-xã hội, thực hiện theo Quy định số 97-QĐ/TW ngày 22/3/2004 của Ban chấp hành Trung ương và qui định do Đảng uỷ Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Tổng cục Du lịch ban hành; với Ban chấp hành Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Phụ nữ và tổ chức xã hội, nghề nghiệp khác thực hiện theo qui định pháp luật. Viện trưởng tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hoạt động có hiệu quả, góp phần thực hiện nhiệm vụ được giao.


Điều 6. Thẩm quyền ký ban hành văn bản

Viện trưởng ký các văn bản hành chính, tài chính của Viện, báo cáo, hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao việc, quyết định giao việc, quyết định thành lập các tổ chức thuộc Viện (theo thẩm quyền); phê duyệt các chương trình, kế hoạch công tác; ban hành quy chế, chức năng, nhiệm vụ các đơn vị; và các văn bản khác theo quy định của pháp luật.

Phó Viện trưởng ký thay Viện trưởng khi được ủy quyền đối với những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công hoặc khi Viện trưởng vắng mặt có ủy quyền bằng văn bản.

Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính thừa lệnh Viện trưởng truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện tới các đơn vị, cá nhân; đôn đốc các các đơn vị, cá nhân thực hiện nhiệm vụ đảm bảo khẩn trương, đúng tiến độ và chất lượng; ký thừa lệnh các văn bản sao lục, chứng thực, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, lệnh điều xe, giấy mượn tài sản và một số văn bản khác theo qui định pháp luật và uỷ quyền của Viện trưởng.

– Kế toán trưởng ký về tài chính bao gồm: ký thẩm định dự toán, thu, chi trước khi Viện trưởng duyệt và các văn bản theo quy định của Luật Kế toán và các quy định hiện hành về công tác quản lý tài chính.

– Trưởng đơn vị, cá nhân chủ trì được ký các hợp đồng, thanh lý, nghiệm thu thuê khoán chuyên môn trong giới hạn được ủy quyền bằng văn bản của Viện trưởng.

Điều 7. Giải quyết vướng mắc

– Khi có vướng mắc, cá nhân kiến nghị lên trưởng đơn vị để giải quyết. Trong trường hợp Lãnh đạo đơn vị phụ trách lĩnh vực đó giải quyết chưa thỏa đáng cần đưa ra tập thể Lãnh đạo bàn bạc giải quyết.

– Trưởng đơn vị (hoặc cấp phó đơn vị sau khi đó báo cáo cấp trưởng) kiến nghị lên Phó Viện trưởng phụ trách để giải quyết vướng mắc. Trong trường hợp giải quyết chưa thỏa đáng thì báo cáo Viện trưởng cùng Phó Viện trưởng phụ trách thống nhất giải quyết.

– Phó Viện trưởng kiến nghị lên Viện trưởng để giải quyết vướng mắc. Trong trường hợp liên quan đến các phó Viện trưởng khác cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Viện giải quyết. Viện trưởng quyết định cuối cùng, việc bảo lưu ý kiến cần thiết phản ảnh lên cấp trên nhất thiết phải được Viện trưởng thông qua. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, Viện trưởng báo cáo cấp trên giải quyết.

                           CHƯƠNG III –  TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG, TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ CÔNG TÁC

Điều 8. Xử lý công văn, tài liệu
1. Xử lý công văn, tài liệu đến
– Tất cả công văn, tài liệu gửi đến Viện đều phải được vào sổ của Văn thư. Phòng Tổ chức-Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận và trình Viện trưởng.
– Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Viện trưởng, Văn thư chuyển đến các đơn vị, cá nhân để triển khai thực hiện. Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết phải ký nhận vào sổ, có trách nhiệm thực hiện và lưu trữ tài liệu theo quy định.
– Khi Viện trưởng vắng mặt, Phó Viện trưởng được ủy quyền hoặc Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính được ủy quyền quyết định chuyển các công văn khẩn đến các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để kịp thời triển khai thực hiện công việc và báo cáo lại Lãnh đạo Viện.

– Phòng Tổ chức-Hành chính theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân xử lý văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.

2. Trình ký, ban hành, gửi văn bản, tài liệu đi

– Các loại văn bản trình Lãnh đạo Viện phải đúng thể thức, nội dung quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Phòng Tổ chức-Hành chính tiếp nhận, xử lý trong cùng ngày làm việc và trình lên Lãnh đạo Viện quyết định hoặc trả lời đơn vị, cá nhân xây dựng văn bản.

– Văn bản, tài liệu được Lãnh đạo Viện ký, phòng Tổ chức-Hành chính triển khai ban hành, chuyển Văn thư đóng dấu, vào sổ, chuyển đi và lưu trữ theo quy định.

Điều 9. Trình, duyệt triển khai công việc
– Khi triển khai nhiệm vụ cụ thể, đơn vị, cá nhân chủ trì có tờ trình lên Lãnh đạo Viện phụ trách, nêu rõ tên công việc, mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, kinh phí dự kiến và phân công thực hiện. Tờ trình do trưởng đơn vị chủ trì ký và phải có ý kiến của trưởng đơn vị liên quan (mẫu tờ trình kèm theo).

– Đối với nhiệm vụ có tính chất phức tạp, theo đề xuất của đơn vị chủ trì, Phó Viện trưởng phụ trách báo cáo Viện trưởng quyết định hoặc thống nhất trong Lãnh đạo Viện trước khi duyệt.

– Đối với tờ trình kinh phí, căn cứ phê duyệt nội dung công việc của Lãnh đạo Viện phụ trách, đơn vị, cá nhân chủ trì hoàn chỉnh bản dự toán chi tiết kèm theo và được Kế toán trưởng thông qua trước khi trình Viện trưởng duyệt kinh phí (mẫu tờ trình kinh phí kèm theo).

– Phòng Tổ chức-Hành chính, Phòng Kế toán và đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện theo chức năng và nội dung phân công đã được Lãnh đạo Viện duyệt.

Điều 10. Kế hoạch công tác

Kế hoạch, chương trình công tác Viện gồm: kế hoạch 5 năm, kế hoạch hàng năm, kế hoạch 6 tháng, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, kế hoạch chi tiết theo từng nhiệm vụ, công việc.
Nội dung của kế hoạch, chương trình công tác gồm: danh mục, nội dung, qui mô công việc, nhiệm vụ, dự kiến đơn vị, cá nhân chủ trì, phối hợp thực hiện, tiến độ triển khai thực hiện, thời gian hoàn thành và biện pháp tổ chức thực hiện.
Chương trình công tác tháng: theo kết luận giao ban.
Lịch làm việc tuần: thứ 6 hàng tuần, các Phó Viện trưởng, trưởng đơn vị đề xuất, Phòng Tổ chức-Hành chính tổng hợp trình Viện trưởng quyết định và ban hành vào thứ 2 tuần sau.
Thời gian ban hành các kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý của Viện vào tuần đầu của tháng đầu tiên trong kỳ kế hoạch.
Trên cơ sở kế hoạch công tác của Viện, trưởng đơn vị, chủ nhiệm nhiệm vụ xây dựng kế hoạch thực hiện công việc được phân công trình Lãnh đạo Viện duyệt làm cơ sở tổ chức thực hiện.

Hàng tháng, quý, phòng Kế toán báo cáo theo qui định pháp luật tình hình giải ngân các công việc, nhiệm vụ của Viện gắn với đánh giá tình hình và chương trình công tác tháng, quý theo kế hoạch chung của Viện.

Phòng Tổ chức-Hành chính thường xuyên cập nhật, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị, các nhiệm vụ do Viện thực hiện để báo cáo định kỳ cũng như đột xuất. Xây dựng báo cáo các tháng, quý, năm trình Viện trưởng; Vào tuần cuối hàng tháng tổng hợp, đánh giá công tác tháng và dự kiến công tác tháng sau phục vụ cho họp giao ban tháng của Viện.

Phòng Tổ chức-Hành chính có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân soạn thảo các văn bản khác do Viện giao; làm thư ký các cuộc họp, hội nghị và giao ban Viện; tổng hợp, thông báo các ý kiến kết luận của Lãnh đạo Viện chủ trì các cuộc họp trên.

Điều 11. Họp, hội nghị
1. Thứ hai hàng tuần, Lãnh đạo Viện hội ý nhanh để triển khai công việc trong tuần, thống nhất lịch tuần. Họp, hội ý đột xuất khi cần thiết để giải quyết các công việc. Thành phần dự họp theo sự triệu tập của Lãnh đạo Viện.

2. Họp giao ban Viện vào tuần đầu hàng tháng; thành phần gồm: Lãnh đạo Viện, trưởng các đơn vị và thành phần khác do Viện trưởng quyết định.

Nội dung giao ban gồm: kiểm điểm, đánh giá tình hình thực hiện công tác tháng trước; kế hoạch và biện pháp thực hiện công tác trong tháng của từng đơn vị và Viện. Phòng Tổ chức-Hành chính thông báo bằng văn bản kết luận của Lãnh đạo Viện để đơn vị, cá nhân thực hiện. Trưởng đơn vị, Trưởng Ban chuyên môn (chủ trì) chủ động tổ chức triển khai công việc theo kết luận của Viện trưởng.
Họp giao ban chuyên môn theo yêu cầu nhiệm vụ, thành phần gồm: Lãnh đạo Viện, trưởng ban chuyên môn, chủ nhiệm dự án, chủ trì nhiệm vụ và các cán bộ liên quan. Các chủ trì báo cáo tình hình công việc, kế hoạch thực hiện tiếp theo và đề xuất biện pháp giải quyết.

3. Họp sơ kết sáu tháng đầu năm tổ chức vào tuần thứ hai tháng 7, họp tổng kết cuối năm vào tháng một năm sau. Thành phần dự theo quyết định của Lãnh đạo Viện.

4. Hàng tuần đơn vị tổ chức họp, trao đổi công tác trong đơn vị.

5. Cuộc họp đột xuất do Lãnh đạo Viện quyết định và giao đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung cuộc họp.

6. Đơn vị tổ chức họp có nội dung liên quan đến đơn vị, cá nhân trong và ngoài Viện cần thông báo với phòng Tổ chức-Hành chính chuẩn bị, báo cáo Lãnh đạo Viện quyết định trong trường hợp cần thiết.

7. Hội thảo mời cán bộ ngoài Viện và hội thảo do Lãnh đạo Viện chủ trì đều phải có kế hoạch do Lãnh đạo Viện phê duyệt. Đơn vị, cá nhân được phân công tổ chức báo cáo kết quả với Lãnh đạo Viện.

8. Cán bộ của Viện được cử tham gia các cuộc hội nghị, hội thảo do cơ quan khác tổ chức, nội dung ý kiến tham gia hội thảo phải thông qua Lãnh đạo Viện phụ trách; sau hội thảo phải báo cáo Lãnh đạo Viện về kết quả. Bàn giao hồ sơ, tài liệu liên quan tới hội thảo, hội nghị về bộ phận Thư viện quản lý phục vụ cho tham khảo, nghiên cứu.

Điều 12. Đi công tác

1. Viện trưởng phê duyệt kế hoạch đi công tác do đơn vị trình; cá nhân chủ trì đoàn đi công tác chuẩn bị cụ thể báo cáo trưởng đơn vị về mục đích, chương trình, nội dung, kinh phí, thời gian và nhân sự. Phòng Tổ chức-Hành chính, và đơn vị liên quan có ý kiến, phòng Kế toán thẩm định về kinh phí; chi phí cho chuyến công tác được thực hiện theo quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

2. Kết thúc chuyến công tác, cá nhân, đơn vị tổ chức đi công tác báo cáo kết quả chuyến công tác lên Lãnh đạo Viện bằng văn bản; thực hiện thanh toán các khoản chi và hoàn ứng trong vòng hai tuần. Trường hợp công tác đột xuất, ngay sau khi kết thúc chuyến công tác phải hoàn thiện và bổ sung đủ thủ tục theo quy định.

3. Việc đi công tác nước ngoài thực hiện theo quy định của Nhà nước.

Điều 13. Báo cáo

1. Định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng, chín tháng và một năm, Trưởng đơn vị, chủ nhiệm đề tài, dự án báo cáo Lãnh đạo Viện kết quả công tác đã thực hiện trong kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu, đồng thời dự kiến kế hoạch công tác thời gian tới gửi phòng Tổ chức-Hành chính theo thời hạn sau:

– Báo cáo công tác tháng trước ngày 19 của tháng;
– Báo cáo công tác quý trước ngày 20 của tháng cuối quý;
– Báo cáo công tác sáu tháng đầu năm trước ngày 20 tháng 6;
– Báo cáo công tác chín tháng đầu năm trước ngày 20 tháng 9;
– Báo cáo công tác năm trước ngày 15 tháng 12.

2. Phòng Tổ chức-Hành chính chịu trách nhiệm xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, sáu tháng, chín tháng, năm của Viện. Chủ nhiệm, chủ trì hay cá nhân liên quan chủ động xây dựng về báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ cụ thể, phối hợp với phòng Tổ chức-Hành chính và đơn vị liên quan để hoàn thiện.

Điều 14. Quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu

1. Văn thư có trách nhiệm giữ bí mật nội dung các văn bản, tài liệu gửi đến, gửi đi. Văn bản, tài liệu lưu trữ phải được quản lý theo đúng quy định. Văn bản hành chính và các tài liệu liên quan được lưu trữ, quản lý tại phòng Tổ chức-Hành chính.

2. Mọi cá nhân không có trách nhiệm, thẩm quyền không được phép tìm hiểu nội dung các hồ sơ, văn bản, tài liệu đến và đi. Cá nhân hoặc đơn vị muốn tìm hiểu, sao chụp tài liệu phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Viện.

3. Sản phẩm các dự án, kết quả nghiên cứu các đề tài, nhiệm vụ được lưu trữ tại Thư viện theo hệ thống. Phòng Thông tin-Khoa học-Công nghệ có trách nhiệm cập nhật vào cơ sở dữ liệu và trang Web của Viện theo quy định quản lý thông tin tư liệu của Viện.

4. Hồ sơ, tài liệu chuyên môn được lưu trữ bởi cá nhân chủ trì có hệ thống, đảm bảo thuận tiện giải trình khi cần thiết và kế thừa phát triển.

5. Tài liệu, hồ sơ về tài chính phải chuyển đến phòng Kế toán để lưu trữ, quản lý theo quy định.

Điều 15. Quản lý lao động, ngày công

1. Viên chức, người lao động đảm bảo thời gian làm việc đúng, đủ giờ theo quy định của pháp luật và của Viện.
2. Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về ngày công lao động của viên chức, người lao động của đơn vị. Trường hợp thực hiện nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, trưởng đơn vị phải báo cáo Viện trưởng duyệt.

3. Viên chức, người lao động nghỉ phép phải có giấy đề nghị, được trưởng đơn vị thông qua, gửi về phòng Tổ chức-Hành chính để báo cáo Viện trưởng quyết định. Trưởng đơn vị có trách nhiệm bố trí người thay thế thực hiện để không ảnh hưởng đến công việc chung.

4. Cán bộ nghỉ ốm, thai sản phải có đủ hồ sơ, chứng từ đúng thời gian gửi phòng Tổ chức-Hành chính để thực hiện chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật.

5. Trường hợp làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ tại cơ quan phải có kế hoạch được Viện trưởng duyệt, thông báo với phòng Tổ chức-Hành chính phối hợp hỗ trợ, theo dõi.

6. Cá nhân tham gia công việc ngoài Viện phải có kế hoạch và được Viện trưởng duyệt trên cơ sở bố trí sắp xếp của trưởng đơn vị, chủ trì, chủ nhiệm nhiệm vụ; không làm ảnh hưởng đến công việc đang đảm nhiệm; thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi theo quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

Điều 16. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ

1. Công tác đào tạo, bồi dưỡng thực hiện theo kế hoạch của Tổng cục Du lịch và của Viện. Đối với học tập dài hạn trong giờ hành chính, chỉ được thực hiện khi viên chức đã có ít nhất hai năm công tác tại Viện; trường hợp đặc biệt do Viện trưởng quyết định; khuyến khích cá nhân tự học ngoài giờ nâng cao trình độ.

2. Viên chức, người lao động được Viện cử hoặc xin đi học tự túc nâng cao trình độ, có nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền lợi theo các quy định hiện hành của nhà nước và của Viện, phải có cam kết thực hiện các quy định, báo cáo kế hoạch đào tạo về Viện để quản lý, theo dõi; báo cáo kết quả học tập để Viện làm cơ sở nhận xét, đánh giá và thực hiện chế độ, chính sách.

Điều 17. Tiếp khách
Khách đến làm việc với đơn vị, cá nhân phải đăng ký với thường trực cơ quan (bảo vệ) về họ và tên, chức danh, đơn vị công tác, mục đích, nội dung, xuất trình chứng minh thư, giấy giới thiệu. Phòng Tổ chức-Hành chính (bảo vệ) thông báo cho đơn vị, cá nhân và bố trí tiếp khách tại phòng thường trực, Phòng họp, Phòng tiếp khách của Viện.
Khách đến làm việc với Lãnh đạo Viện, phòng Tổ chức-Hành chính thông báo, phối hợp với các đơn vị, cá nhân có liên quan trong Viện để chuẩn bị các nội dung, phục vụ Lãnh đạo Viện làm việc.
Khách nước ngoài làm việc với Lãnh đạo Viện, phòng Đào tạo-Hợp tác Quốc tế là đầu mối, phối hợp với phòng Tổ chức-Hành chính và các đơn vị chuyên môn liên quan (Lãnh đạo Viện quyết định thành phần, phân công chủ trì làm việc). Đơn vị, cá nhân tiếp khách nước ngoài phải báo cáo Lãnh đạo Viện thông qua phòng Tổ chức-Hành chính.

Điều 18: Quản lý, sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản

1. Quản lý, sử dụng văn phòng phẩm thực hiện theo phương thức khoán, đảm bảo hợp lý, tiết kiệm và được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

2. Đơn vị được giao tài sản có trách nhiệm quản lý, bảo vệ sử dụng hợp lý, hiệu quả; nghiêm cấm sử dụng vào mục đích riêng.

3. Mọi cá nhân có trách nhiệm giữ gìn tài sản công, nếu làm mất mát, hư hại do sử dụng sai quy trình kỹ thuật phải bồi thường thiệt hại hoặc bị xử lý hành chính theo quy định.

4. Phòng Tổ chức-Hành chính phối hợp với phòng Kế toán có trách nhiệm theo dõi, quản lý chung toàn bộ tài sản của Viện. Lập sổ theo dõi tình trạng sử dụng, khấu hao, tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị và báo cáo theo quy định.

5. Lãnh đạo Viện quyết định việc cho tổ chức, cá nhân ngoài Viện mượn sử dụng tài sản, trang thiết bị.

6. Quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị công nghệ thông tin, công nghệ cao:

– Phòng Thông tin-Khoa học-Công nghệ chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc sử dụng và vận hành của các thiết bị trên; thực hiện các sửa chữa nhỏ và xử lý các sự cố kỹ thuật theo yêu cầu. Trường hợp ngoài khả năng, đề xuất phương án khắc phục trình Lãnh đạo Viện phê duyệt.

– Nghiêm cấm tự ý chỉnh sửa, thay đổi phần mềm, tháo mở các thiết bị; đổi, di chuyển các thiết bị từ phòng này sang phòng khác hoặc ra khỏi cơ quan. Trường hợp do yêu cầu sử dụng thiết bị ngoài giờ, mượn hoặc sử dụng ngoài Viện giao Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính giải quyết.

7. Quản lý sử dụng điện thoại, fax, phô tô

– Thực hiện khoán kinh phí cho đơn vị theo hạn mức nhất định, chỉ sử dụng điện thoại, fax, photo vào việc công; nếu sử dụng vượt quá định mức, đơn vị có trách nhiệm tự thanh toán phần vượt trội.
– Máy điện thoại, fax đặt tại Văn thư được trang bị để sử dụng phục vụ công việc chung của Viện. Các cuộc gọi điện thoại đường dài, di động, fax ghi rõ mục đích cuộc gọi, Văn thư có trách nhiệm vào sổ theo dõi làm căn cứ phân bổ kinh phí vào các nhiệm vụ cụ thể. Nếu gọi điện thoại hoặc fax quốc tế phải được Viện trưởng duyệt.
– Thực hiện đúng những quy định sử dụng điện thoại, thực hành tiết kiệm, phong cách văn minh trong trao đổi điện thoại.
– Sao chụp tài liệu thuộc phạm vi nhiệm vụ của Viện phải do phòng Tổ chức-Hành chính quản lý, sử dụng máy photocopy thực hiện và vào sổ theo dõi. Phiếu đề nghị sao chụp phải được lưu giữ và chuyển tới phòng Kế toán làm căn cứ theo dõi, phân bổ chi phí. Không được sao chụp tài liệu ngoài phạm vi nhiệm vụ của Viện. Việc sao chụp tài liệu cho các đề tài, dự án được giao bộ phận sao chụp phòng Tổ chức-Hành chính thực hiện theo quy định của Viện, đảm bảo tiết kiệm.
8. Quản lý, sử dụng ôtô
– Ô tô cơ quan chỉ được sử dụng vào việc công, trực tiếp do lái xe vận hành. Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ đi cùng Lãnh đạo có nhu cầu sử dụng xe (khoảng cách trên 15 km trong nội thành) có phiếu đề nghị sử dụng xin xe thông qua Trưởng Phòng Tổ chức-Hành chính trình Viện trưởng quyết định.

– Việc quản lý vận hành, quản lý xăng xe theo quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

Điều 19. Quy trình triển khai nhiệm vụ chuyên môn

Nhiệm vụ chuyên môn bao gồm: (1) Chương trình, dự án, nhiệm vụ sự nghiệp do cấp trên giao; (2) Đề tài khoa học; (3) Dự án ký kết với đối tác; (4) Dịch vụ tư vấn khác.

1. Chương trình, dự án, nhiệm vụ sự nghiệp do cấp trên giao:

– Trong kỳ xây dựng kế hoạch, Lãnh đạo Viện giao đơn vị, cá nhân lập nhiệm vụ, xây dựng đề cương, dự toán sơ bộ để đưa vào kế hoạch chung của Viện.

– Khi được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ cho Viện theo kế hoạch và hạn mức kinh phí, Viện trưởng quyết định giao cá nhân chủ trì hoặc thành lập Ban chuyên môn (bao gồm trưởng ban và ít nhất 2 cán bộ chuyên môn) trên cơ sở tham mưu đề xuất của Phòng Tổ chức-Hành chính phối hợp với đơn vị chuyên môn liên quan. Đối với những nhiệm vụ lớn về quy mô, tính chất phức tạp cần thiết Viện trưởng lập Ban chỉ đạo để thống nhất điều hành.
– Cá nhân được giao chủ trì (chủ nhiệm hoặc trưởng ban chuyên môn) xây dựng đề cương, dự toán chi tiết báo cáo Lãnh đạo Viện hoặc Ban chỉ đạo thông qua để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

– Sau khi đề cương, dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chủ trì xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, dự kiến phân công nhiệm vụ hoặc thuê khoán cấu phần dịch vụ (nếu cần thiết) trình Viện trưởng hoặc Ban chỉ đạo phê duyệt thực hiện.

– Trường hợp cần thiết, Viện trưởng có thể uỷ quyền cho chủ trì ở phạm vi nhất định để thực hiện nhiệm vụ thuận lợi.

– Các chuyên đề, hạng mục công việc chuyên môn giao cá nhân trong Viện thực hiện theo hợp đồng bắt buộc phải có cá nhận thực hiện chính và một số cán bộ tham gia theo hình thức nhóm triển khai.

– Chủ trì chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn, tiến độ, chất lượng của tất cả những sản phẩm nghiên cứu trong phạm vi nhiệm vụ. Cá nhân thực hiện chính chịu trách nhiệm về nội dung chuyên môn của chuyên đề/hợp phần chuyên môn được giao. Biên bản nghiệm thu chuyên đề/hợp phần chuyên môn của chủ trì là căn cứ để thanh toán.

– Viện trưởng có thể thành lập Hội đồng tư vấn hoặc trực tiếp Ban chỉ đạo tổ chức nghiệm thu, đánh giá tổng thể các chuyên đề/hợp phần chuyên môn trên cơ sở nghiệm thu của chủ trì và báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu/triển khai.

– Kết quả nghiên cứu/triển khai do Lãnh đạo Viện đại diện báo cáo lên cấp có thẩm quyền để nghiệm thu hoàn thành. Chủ trì có trách nhiệm trình bày báo cáo chi tiết theo chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.

– Kinh phí thực hiện được thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc điều chỉnh khi cần thiết do cấp có thẩm quyền phê duyệt.

– Kết thúc nhiệm vụ Viện tổ chức đánh giá rút kinh nghiệm và phổ biến kết quả nghiên cứu, nộp sản phẩm lên cấp có thẩm quyền và lưu trữ (cả bản in và bản mềm) hồ sơ kết quả nghiên cứu theo quy định.

Đối với nhiệm vụ cấp trên giao đột xuất không có trong kế hoạch và dự toán kinh phí, Viện trưởng chỉ định đơn vị, cá nhân chủ trì trên cơ sở tham mưu đề xuất của Phòng Tổ chức-Hành chính và trao đổi với đơn vị, cá nhân dự kiến giao chủ trì. Các bước triển khai tương tự. Viện trưởng xem xét trích một phần tối thiểu kinh phí thường xuyên hoặc quỹ phát triển của Viện để hỗ trợ thực hiện.


2. Đề tài khoa học

Quy trình đăng ký, phờ duyệt, thực hiện các đề tài khoa học bao gồm đề tài cấp cơ sở, chương trình, đề tài cấp bộ, chương trình, đề tài cấp nhà nước thực hiện như sau:

– Đề tài do cá nhân đề xuất theo định hướng nghiên cứu, trình tự, thời hạn hướng dẫn. Hội đồng khoa học tổ chức xét chọn danh mục đề tài đăng ký với Bộ và Tổng cục.

– Người đăng ký làm chủ nhiệm đề tài hoàn chỉnh thuyết minh đề cương, dự toán theo quy định và tiến hành các thủ tục theo hướng dẫn. Khi đề cương được duyệt và ký hợp đồng với cấp có thẩm quyền, chức danh chủ nhiệm đề tài chính thức có hiệu lực.

– Chủ nhiệm đề tài xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, phương án huy động tổ chức nghiên cứu trình Lãnh đạo Viện phụ trách khoa học phê duyệt và chủ động tổ chức triển khai sau khi được phê duyệt.

– Trường hợp cần thiết, Viện trưởng có thể uỷ quyền cho chủ nhiệm ở phạm vi nhất định để thực hiện nhiệm vụ thuận lợi.

– Chủ nhiệm chịu trách nhiệm về chuyên môn, chất lượng sản phẩm thuê khoán để làm căn cứ để thanh toán. Trong trường hợp sản phẩm không đảm bảo theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra, kiểm toán, Chủ nhiệm phải có trách nhiệm giải trình, chỉnh sửa theo yêu cầu hoặc hoàn trả kinh phí đã chi cho công việc đó theo kết luận của kiểm toán.

– Ngoài phần chi phí quản lý theo quy định, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm trích nộp một phần kinh phí của đề tài vào Quỹ công đoàn của Viện theo quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.

– Đề tài sau khi được nghiệm thu chính thức, chủ nhiệm có trách nhiệm nộp kết quả đề tài (cả bản in và bản mềm) về Phòng Thông tin-Khoa học-Công nghệ và cấp có thẩm quyền theo quy định.

3. Các dự án ký kết với đối tác (Bên A)

Quy trình thực hiện các dự án ký kết với đối tác bao gồm các dự án quy hoạch, các hợp đồng đào tạo, cung cấp thông tin, hợp đồng tư vấn do pháp nhân Viện đứng danh ký hợp đồng, được quy định như sau:

– Khi nhận được yêu cầu của đối tác, Lãnh đạo Viện phụ trách chỉ định đơn vị, cá nhân chủ trì phối hợp với Phòng Tổ chức-Hành chính, Kế toán xây dựng nhiệm vụ, đề cương, dự toán, hồ sơ dự thầu.
– Sau khi có sự thống nhất ký hợp đồng với đối tác, Viện trưởng quyết định chính thức giao chủ nhiệm dự án và ít nhất 2 cán bộ chuyên môn tham gia nhóm dự án trên cơ sở tờ trình đề xuất của Phòng Tổ chức-Hành chính phối hợp với trưởng đơn vị liên quan. Chủ nhiệm dự án phải là người có chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp, thuộc đơn vị chức năng liên quan, đã hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao.

– Chủ nhiệm dự án xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết trình Lãnh đạo Viện phụ trách phê duyệt và tổ chức triển khai sau khi được duyệt. Phương án triển khai phải huy động tối đa nhân lực tại Viện. Việc thuê dịch vụ ngoài Viện do Viện trưởng quyết định.

– Trường hợp cần thiết, Viện trưởng có thể uỷ quyền cho chủ nhiệm ở phạm vi nhất định để thực hiện nhiệm vụ thuận lợi.

– Trước khi chuyển dự thảo báo cáo cho bên A, chủ nhiệm báo cáo trước tập thể Lãnh đạo Viện, trưởng đơn vị chủ trì và đơn vị chuyên môn liên quan hoặc thông qua Hội đồng tư vấn do Viện trưởng quyết định thành lập. Chủ nhiệm tiếp thu ý kiến, hoàn chỉnh và chuẩn bị trình bày báo cáo nghiệm thu do Bên A tổ chức. Viện trưởng cử đại diện Lãnh đạo Viện hoặc ủy quyền cho chủ nhiệm dự án báo cáo.

– Trong quá trình triển khai chủ nhiệm dự án là đầu mối liên lạc với đối tác để thực hiện các thủ tục và công việc theo yêu cầu. Phòng Tổ chức-Hành chính, Kế toán có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, theo dõi, đôn đốc thực hiện và tiến hành các thủ tục hành chính, thanh, quyết toán với Bên A.

– Kết thúc dự án chủ nhiệm dự án nộp sản phẩm về Viện (cả bản in và bản mềm) qua Phòng Thông tin-Khoa học-Công nghệ để lưu trữ và khai thác theo quy định của Viện, sản phẩm kèm theo chứng từ thanh toán, quyết toán theo quy định về tài chính (nếu có).

4. Dịch vụ tư vấn khác

Các dịch vụ tư vấn khác bao gồm: Dịch vụ tư vấn chuyên gia, cung cấp thông tin, giảng dạy…mà Viện không đứng danh ký hợp đồng. Cá nhân có chuyên môn được phép ký hợp đồng cá nhân về cung cấp dịch vụ tư vấn phát triển du lịch, giảng dạy; việc ký hợp đồng phải được Viện trưởng thông qua trên cơ sở cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao và không ảnh hưởng tới kế hoạch công tác của Viện. Việc tham gia giảng dạy hoặc cung cấp dịch vụ kéo dài nhất thiết phải có kế hoạch báo cáo Lãnh đạo Viện duyệt. Cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn, giảng dạy…có thu nhập hợp pháp, phải có trách nhiệm trích nộp phần kinh phí quản lư và quỹ công đoàn theo quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.

Điều 20. Quy định về quản lý tài chính
Quản lý tài chính thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, hướng dẫn của Bộ và của Tổng cục, Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện.
Phòng Kế toán có trách nhiệm hướng dẫn về thủ tục tài chính đảm bảo hợp lý, hợp pháp, nhanh, gọn, tạo chủ động trong triển khai, tiết kiệm, hiệu quả.

Điều 21. Quy định về mẫu biểu hành chính

1. Mẫu Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Mẫu Đăng ký lịch làm việc tuần.
3. Mẫu Kế hoạch thực hiện (Dự án, nhiệm vụ).
4. Mẫu Kế hoạch (Công việc cụ thể trong Dự án, nhiệm vụ như: Khảo sát, đi báo cáo…).
5. Mẫu Báo cáo tiến độ thực hiện.
6. Mẫu Báo cáo tình hình công tác tháng…(2)…và nhiệm vụ chủ yếu trong tháng…(3)…năm 20…
7. Mẫu Báo cáo kết quả….
8. Mẫu Giấy đề nghị nghỉ phép.
9. Mẫu Phiếu đề nghị (Mượn tài sản, trang thiết bị).
10. Mẫu Phiếu đề nghị (Sửa chữa tài sản, trang thiết bị).
11. Mẫu Phiếu đề nghị (Sử dụng ôtô).
12. Mẫu Phiếu đề nghị (Photo, in ấn, đóng quyển).
13. Mẫu Phiếu đề nghị (Chuyển phát nhanh).
14. Mẫu Phiếu đề nghị (Chuyển fax trong nước).
15. Mẫu Phiếu đề nghị (Gọi điện thoại/fax quốc tế).

 
 

                                                CHƯƠNG IV :  KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT, KHIẾU NẠI, TỐ CÁO


Điều 22. Công tác thi đua, khen thưởng

1. Công tác xét, thi đua khen thưởng phải đảm bảo tính công bằng, dân chủ, công khai, có sự phối hợp giữa Hội đồng thi đua, chính quyền và các đoàn thể, tổ chức của Viện theo quy định hiện hành.

2. Hàng năm các đơn vị thuộc Viện tổ chức họp, đánh giá cán bộ do đơn vị quản lý theo qui trình hướng dẫn, tiêu chuẩn qui định của nhà nước và của Tổng cục Du lịch trên cơ sở mức độ hoàn thành nhiệm vụ, phẩm chất đạo đức của cán bộ và đề nghị lên Hội đồng xét thi đua, khen thưởng xem xét báo cáo Viện trưởng quyết định.

3. Viện trưởng ban hành quy chế thi đua, khen thưởng phù hợp với quy định của Nhà nước.

Điều 23. Kỷ luật

Tuỳ theo từng hành vi vi phạm mà Viện áp dụng các hình thức kỷ luật khác nhau theo các quy định của Nhà nước, của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, của Tổng cục Du lịch và của Viện theo từng lĩnh vực cụ thể.

Điều 24. Giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo

Việc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
  


                                                   
                                                      CHƯƠNG V :  ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Hiệu lực thi hành

Quy chế làm việc có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, những qui định trước đây liên quan trái với quy chế này đều bãi bỏ.

Trưởng Phòng Tổ chức-Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc thực hiện quy chế này. Trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến quán triệt thực hiện nghiêm túc trong đơn vị.

Trong quá trình thực hiện có vướng mắc phát sinh, cá nhân, đơn vị kịp thời phản ánh về Viện qua phòng Tổ chức-Hành chính để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Viện xem xét quyết định điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế./.
 

 
 
 
 
 
 
 
VIỆN TRƯỞNG
 
 
                        (Đã ký)
 
 
 
Hà Văn Siêu
 

Bài cùng chuyên mục